Excelで見た目のいいドキュメントを作成するコツ

仕事上、Excel を使ってドキュメントを作成する機会が非常に多いのですが、内容はもちろんのこと、見栄えにもできるだけ気を使うようにしています。やはり見た目がいいドキュメントは、それだけで印象がよくなるものだと思います。そこで、私がいつも実践している、「見た目のいいドキュメントを作成するコツ」のようなものを紹介してみたいと思います。(ちなみに Excel のバージョンは2000および2002です。)

Verdana に統一

ポイントは、実にシンプル。「英数字のフォントを Verdana に統一する」ことです。

デフォルトでは標準フォントが「MS Pゴシック」になっているかと思いますが、英数字がかなり微妙。一方、Verdana はモニタで美しく見えるようにデザインされており、フォントサイズが小さくても見やすいので、非常に気に入っているフォントの一つです。(このブログでも Verdana を使っています。)

比べてみるとこんな感じになります。

やり方は、セルを選んでフォントを「Verdana」に変更すればよいのですが、それだといちいち手間がかかります。そこで一工夫。

  1. 標準フォントを Verdana に設定する

    [ツール]-[オプション]-[全般] で「標準フォント」を Verdana にするだけ。ついでに私は、フォントサイズを 9 に変えています。(11 だとちょっと大きいと思うので。)これで、新規ドキュメントの標準フォントはすべて Verdana になります。

  2. フォントを Verdana に変更するマクロを用意する

    XLSTARTフォルダに Personal.xls という個人マクロを定義したファイルを置いておくと、Excel が起動されるたびに非表示の状態で読み込まれます。(詳しくは、Excel 2003 での Excel 起動フォルダの使用方法を参照。)この機能を利用して、フォントを Verdana に変更するマクロを用意しておけば、ショートカットキー一発でフォントを変えることが出来ます。

    私が作成したマクロブックは次のファイルです。よかったらどうぞ。

    Personal.xls

    このファイルを以下の場所に置いてみて下さい。

    C:\\Documents and Settings\\{User Name}\\Application Data\\Microsoft\\Excel\\XLSTART

    ショートカットキーはCtrl+jとなっています。私はいつも、Ctrl+a(全選択)→Ctrl+j(フォント変更)→Ctrl+s(上書き保存)というコンボで作業しています。

    ちなみにこのマクロ、セルだけでなく、図形の中のフォントも変えることができるので大変便利です。

図形を多用するドキュメントの場合

図形をよく使う場合は、「グリッドに合わせる」が有効です。

[表示]-[ツールバー]-[ユーザー設定...]-[コマンド] で、図形描画のコマンドの中に「グリッド」というのがあります。これをドラッグ&ドロップでツールバーに表示させます。

これを使うと、オートシェイプなどの図形を、グリッドにあわせて移動したり拡大・縮小したりできます。図形の大きさを統一させたり、並びを揃えることがカンタンにできるので、美しいドキュメントに仕上げることができます。

さらにセルのサイズを方眼状にしておけば、より図形を作りやすくなるのでオススメです。

以上のテクニックで見栄えのいいドキュメントを作ってみてください。もちろん、中身も大事ですので、お忘れなく!

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